Best Practice: Sichere Implementierung von Künstlicher Intelligenz in der Öffentlichen Verwaltung

von Laura Schuppert, SVP Product & Quality

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland befindet sich inmitten einer tiefgreifenden Transformation. Digitalisierung trifft auf Aktenschränke und komplexe, analoge, menschenzentrierte Prozesse.

Uneinheitliche kommunale IT-Architekturen bilden eine fragmentierte digitale Systemlandschaft. Verwaltungsdigitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) bietet dem öffentlichen Sektor neue Möglichkeiten, Verwaltungsprozesse effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten und ihre Verwaltungsmitarbeiter zu entlasten. Gleichzeitig sieht sich die öffentliche Verwaltung mit strukturellen Herausforderungen konfrontiert, die eine sichere und verantwortungsvolle Digitalisierung und Implementierung von KI umso dringlicher machen.

Eine zentrale Herausforderung ist dabei der Verwaltungsfachkräftemangel. Bereits jetzt werden in den Kommunen Verwaltungsaufgaben nicht oder nicht zeitgerecht erfüllt, weil es schlicht an Mitarbeitern fehlt. Hinzu kommen verkrustete Strukturen, analoge Prozesse und beschränkte Finanzmittel aufgrund schwieriger Haushaltslagen.
Dem deutschen Beamtenbund zufolge fehlen bereits jetzt mehr als 570.000 Beschäftigte im Öffentlichen Dienst.
Bis 2030 werden rund zudem rund 30 Prozent der aktuell Beschäftigten im öffentlichen Dienst altersbedingt ausscheiden, was die Leistungsfähigkeit der Verwaltung erheblich beeinträchtigt und den Fachkräftemangel weiter verschärft. Es drohen (noch) längere Bearbeitungszeiten und eine schlechte Servicequalität für die Bürger.

Parallel dazu verpflichtet das Onlinezugangsgesetz (OZG) Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten, ohne hierfür die bereits erfolgten Digitalisierungsumsetzungen der Kommunen angemessen zu berücksichtigen. Dieses Ziel stellt die öffentliche Verwaltung vor große Herausforderungen, da viele Behörden noch immer auf papierbasierte Prozesse setzen und digitale Infrastrukturen und Prozesse oft unzureichend sind. Kluge Digitalisierung und State-of-the-Art-KI-Systeme können hierbei zum Gamechanger werden, indem sie Routineaufgaben automatisieren und Sachbearbeiter entlasten. Eine unzureichende oder unsichere Implementierung von KI kann hingegen zu rechtlichen Konsequenzen führen und gefährdet die Akzeptanz von automatisierten Verwaltungsdienstleistungen und das Vertrauen der Bürger in die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung und führen in letzter Konsequenz auch zur Erosion des Vertrauens der Bürger in den Staat.

Die Herausforderung besteht darin, Künstliche Intelligenz so intelligent und belastbar in die öffentliche Verwaltung zu integrieren, dass sie effizient und sicher in Einsatz gebracht werden kann. Die Notwendigkeit einer solchen Implementierung ergibt sich dabei nicht nur aus gesetzlichen Vorgaben wie dem OZG, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem EU AI Act, sondern auch aus der Verantwortung, effizienzsteigernde, rechtssichere Verwaltungsentscheidungen zu gewährleisten.

Diese Arbeit widmet sich der Frage, wie Künstliche Intelligenz schnell, sicher und mit einem belastbaren Mehrwert für Mitarbeiter und Bürger in die öffentliche Verwaltung implementiert werden kann, um sowohl den Verwaltungskräftemangel zu bewältigen, die Digitalisierung voranzutreiben als auch höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards zu erfüllen bei gleichzeitiger Akzeptanz durch Verwaltungsmitarbeiter und Bürger.

Die Ausarbeitung erfolgt Beispiel des Pilotprojekts „EMMA®AI im Bürgerservice der Stadt Gelsenkirchen“, bei dem zum ersten Mal eine rechtssichere, digitale KI-Assistentin im Bürgerservice einer deutschen Großstadt über drei verschiedene Kommunikationskanäle hinweg implementiert wird und direkt mit Bürgern in Interaktion tritt. Dabei wird insbesondere das Zusammenspiel von Menschen, Prozessen und Technologie beleuchtet, um Handlungsempfehlungen für die erfolgreiche Implementierung auf weitere Behörden und Verwaltungsbereiche abzuleiten. Diese Ausarbeitung soll dazu beitragen, einen Leitfaden für die sichere und verantwortungsvolle Einführung von KI in der öffentlichen Verwaltung zu entwickeln…

Möchten Sie das ganze Paper lesen? Bitte füllen Sie hierfür das nachfolgende Formular aus – die PDF-Datei wird Ihnen im Anschluss zum Download/Speichern bereitgestellt:

Vgl. dbb beamtenbund und tarifunion, dbb Monitor öffentlicher Dienst 2025, S,1, dbb_monitor_oeffentlicher_dienst_2025.pdf

Vgl. McKinsey & Kompany, Die Besten, bitte: Wie der öffentliche Sektor als Arbeitgeber punkten kann, 2025, S. 17,  20190402_die besten bitte_studie fachkrftemangel ffentlicher sektor.ashx

Vgl. Mischler, Gerd, Woran Behörden scheitern, 2025, golem.de, Digitales Desaster: Woran Behörden scheitern – Golem.de,

Laura Schuppert

Senior Vice President, Mitglied der Geschäftsleitung, evocenta GmbH

Laura Schuppert (Senior Vice President, evocenta GmbH) verantwortet als Mitglied der Geschäftsleitung die Bereiche Produktdesign und Qualitätssicherung. Zuvor war sie viele Jahre als Redakteurin im In- und Ausland für Fernsehen und Print tätig.